De voorlopige datumstaat verzamelt de financiële en juridische informatie zoals voorzien in artikel L.721-2 van de Code de la construction et de l’habitation. De verkoper van een appartement in mede-eigendom moet deze informatie aan de koper overdragen vóór de ondertekening van de compromis. Het zelf invullen van een blanco model voorkomt syndicuskosten, maar veronderstelt dat men de structuur van het document en de bijlagen die de notaris verwacht, beheerst.
PPT en energieprestatie: de rubrieken die de oude modellen negeren
Een model van een voorlopige datumstaat dat vóór 2023 is gedownload, is waarschijnlijk incompleet. De verplichting om een meerjarig werkplan (PPT) op te stellen, geldt sinds 1 januari 2023 voor mede-eigendommen van ten minste 200 appartementen, met geleidelijke uitbreiding naar kleinere mede-eigendommen. Het document moet vermelden of er een PPT bestaat, de voortgang (aangenomen, in uitvoering, niet gestemd) en de voorziene financieringstermijnen.
Lees ook : Ontdek de beste vastgoedadvertenties en aanbiedingen van dit moment voor uw project
De wet Klimaat en veerkracht voegt een extra laag toe. Woningen met een classificatie F en G ondervinden al beperkingen voor verhuur, en de klasse E zal vanaf 2034 worden getroffen. Een conforme voorlopige datumstaat bevat nu de exacte energieklasse van het appartement, de goedgekeurde of geplande verbeteringswerken, en eventuele verhuurbeperkingen die verband houden met prestatiedrempels.
Wij raden aan om systematisch te controleren of het gebruikte model deze rubrieken bevat. Een formulier dat zich beperkt tot de lopende kosten en de notulen van de algemene vergadering weerspiegelt niet langer de regelgevende realiteit.
Verder lezen : Waarom de diensten van een marketingcommunicatiebureau uw SMS-strategie in 2026 versterken
Financieel gedeelte van de voorlopige datumstaat: de posten die zonder fout moeten worden ingevuld
Het financiële gedeelte concentreert de meeste blokkades bij de notariële studie. Een blanco model van een voorlopige datumstaat om te downloaden in Word-formaat stelt in staat om dit gedeelte correct te structureren, op voorwaarde dat men weet wat erin moet worden ingevuld.
Het document moet verschillende afzonderlijke categorieën dekken:
- Het bedrag van de begroting en het aandeel van de lopende kosten dat aan het verkochte appartement is toegewezen, uitgesplitst per categorie (onderhoud, lift, centrale verwarming indien van toepassing).
- De voorzieningen voor uitzonderlijke werken die in de algemene vergadering zijn goedgekeurd en nog niet zijn aangesproken, evenals het saldo van het werkfonds (voorheen fonds ALUR) dat aan het appartement is gekoppeld.
- Eventuele achterstallige betalingen van de verkoper aan de vereniging van mede-eigenaars, en de totale schulden van de mede-eigendom indien deze bestaan.
- De bedragen die aan de koper kunnen worden gevorderd voor de lopende boekjaren, berekend naar rato van de verkoopdatum.
Elk bedrag moet overeenkomen met de laatste goedgekeurde boekhoudkundige documenten. Een afwijking tussen de voorlopige datumstaat en de definitieve datumstaat (opgesteld door de syndic na de belofte) kan de ondertekening van de authentieke akte vertragen.
Bijlagen die bij de compromis van mede-eigendom moeten worden gevoegd
De voorlopige datumstaat reist niet alleen. De wet ALUR verplicht om bij de compromis een reeks documenten te voegen die de herroepingsperiode SRU openen. Het ontbreken van één enkel document voorkomt dat de termijn verstrijkt.
- Het reglement van mede-eigendom en de gepubliceerde wijzigingen, evenals de beschrijvende staat van de verdeling.
- De notulen van de algemene vergaderingen van de afgelopen drie jaar.
- Het onderhoudsboek van het gebouw.
- De synthetische fiche van de mede-eigendom, een document dat apart van de voorlopige datumstaat de belangrijkste financiële en technische gegevens samenvat.
De synthetische fiche wordt vaak verward met de voorlopige datumstaat zelf. We zien regelmatig dossiers waarin de verkoper het een doorgeeft in de veronderstelling dat hij het ander heeft verstrekt, wat leidt tot aanvullende verzoeken van de notaris en de termijn tussen compromis en definitieve akte verlengt.
Waar deze documenten te verkrijgen zonder de syndic te raadplegen
De notulen van de algemene vergadering worden normaal gesproken naar elke mede-eigenaar gestuurd na elke AV. Als u ze niet kunt vinden, geeft het mede-eigendoms-extranet (verplicht voor professionele syndici) toegang tot de boekhoudkundige documenten, het onderhoudsboek en de notulen. Het gepubliceerde reglement van mede-eigendom kan worden verkregen bij de dienst voor onroerend goed publiciteit.
De vrijwillige syndic kan de voorlopige datumstaat zelf invullen, aangezien hij over alle financiële en administratieve gegevens beschikt. Hij hoeft geen derde partij te machtigen.
Het model in Word invullen: fouten die bij de notaris blokkeren
Het Word-formaat biedt de flexibiliteit van een aanpasbaar document, maar deze vrijheid creëert valkuilen. De eerste betreft de tantièmes. Het model vraagt om het aandeel van het appartement in de algemene kosten en in de speciale kosten. Het verwarren van tantièmes van mede-eigendom en tantièmes van kosten verstoort alle verdelingsberekeningen.
De tweede valkuil betreft de referentiedatum van de bedragen. De aangegeven kosten moeten overeenkomen met het laatste goedgekeurde boekjaar, niet met het lopende boekjaar. Als de algemene vergadering de goedkeuring van de rekeningen nog niet heeft gestemd, moeten de rekeningen van het voorgaande boekjaar worden gebruikt en dit expliciet worden vermeld.
De derde betreft de goedgekeurde maar nog niet uitgevoerde werken. Een oproep tot fondsen die in de AV is goedgekeurd, blijft verschuldigd door de verkoper, zelfs als de vervaldatum na de verkoop valt. De notaris controleert dit punt door de voorlopige datumstaat te vergelijken met de definitieve datumstaat. Elke omissie verplicht tot heronderhandeling van de verdeling van de kosten tussen verkoper en koper.
Gratis of betaalde voorlopige datumstaat: wat verandert het doorlopen via de syndic
De term “voorlopige datumstaat” heeft geen strikte wettelijke status. Artikel L.721-2 van de CCH definieert de te verstrekken informatie, maar noemt het document niet. Deze ambiguïteit verklaart waarom sommige syndici kosten in rekening brengen voor de productie ervan, terwijl de verkoper het zelf kan opstellen op basis van documenten die hij al in zijn bezit heeft.
De definitieve datumstaat daarentegen valt onder de exclusieve bevoegdheid van de syndic en is onderworpen aan een gereguleerde prijs. Het niet verwarren van de twee voorkomt dat men voor een nutteloze service betaalt. De voorlopige datumstaat komt vóór de compromis, de definitieve datumstaat erna, voor de ondertekening van de authentieke akte.
Een goed gestructureerd blanco model, bijgewerkt met de rubrieken PPT en energieprestatie, dekt de huidige vereisten zonder kosten. De aandacht gaat uit naar de volledigheid van de bijlagen en de consistentie van de bedragen met de boekhoudkundige documenten die in de algemene vergadering zijn goedgekeurd.