Le pré-état daté regroupe les informations financières et juridiques prévues à l’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation. Le vendeur d’un lot en copropriété doit les transmettre à l’acquéreur avant la signature du compromis. Remplir un modèle vierge soi-même évite les frais de syndic, mais suppose de maîtriser la structure du document et les pièces annexes attendues par le notaire.
PPT et diagnostic énergétique : les rubriques que les anciens modèles ignorent
Un modèle de pré-état daté téléchargé avant 2023 est probablement incomplet. L’obligation d’élaborer un plan pluriannuel de travaux (PPT) s’applique depuis le 1er janvier 2023 aux copropriétés d’au moins 200 lots, avec extension progressive aux copropriétés plus petites. Le document doit mentionner l’existence ou non d’un PPT, son état d’avancement (adopté, en cours, non voté) et les échéances de financement prévues.
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La loi Climat et résilience ajoute une couche supplémentaire. Les logements classés F et G subissent déjà des restrictions de mise en location, et les classes E seront concernées à partir de 2034. Un pré-état daté conforme intègre désormais la classe énergétique exacte du lot, les travaux d’amélioration votés ou envisagés, et les éventuelles limitations de location liées aux seuils de performance.
Nous recommandons de vérifier systématiquement que le modèle utilisé comporte ces rubriques. Un formulaire qui se limite aux charges courantes et aux procès-verbaux d’assemblée générale ne reflète plus la réalité réglementaire.
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Volet financier du pré-état daté : les postes à renseigner sans erreur
La partie financière concentre la majorité des blocages en étude notariale. Un modèle de pré-état daté vierge à télécharger au format Word permet de structurer cette section correctement, à condition de savoir quoi y inscrire.
Le document doit couvrir plusieurs catégories distinctes :
- Le montant du budget prévisionnel et la quote-part de charges courantes affectée au lot vendu, ventilée par catégorie (entretien, ascenseur, chauffage collectif le cas échéant).
- Les provisions pour travaux exceptionnels votés en assemblée générale et non encore appelées, ainsi que le solde du fonds de travaux (anciennement fonds ALUR) rattaché au lot.
- Les éventuels impayés du vendeur envers le syndicat des copropriétaires, et les dettes globales de la copropriété si elles existent.
- Les sommes susceptibles d’être réclamées à l’acquéreur au titre des exercices en cours, calculées au prorata de la date de vente.
Chaque montant doit correspondre aux derniers documents comptables approuvés. Un écart entre le pré-état daté et l’état daté définitif (produit par le syndic après la promesse) peut retarder la signature de l’acte authentique.
Documents annexes à joindre au compromis de vente en copropriété
Le pré-état daté ne voyage pas seul. La loi ALUR impose de joindre au compromis un ensemble de pièces qui ouvrent le délai de rétractation SRU. L’absence d’un seul document empêche le délai de courir.
- Le règlement de copropriété et ses modificatifs publiés, ainsi que l’état descriptif de division.
- Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années.
- Le carnet d’entretien de l’immeuble.
- La fiche synthétique de la copropriété, document distinct du pré-état daté qui résume les données financières et techniques clés.
La fiche synthétique est souvent confondue avec le pré-état daté lui-même. Nous observons régulièrement des dossiers où le vendeur transmet l’un en pensant avoir fourni l’autre, ce qui génère des demandes de complément du notaire et rallonge le délai entre compromis et acte définitif.
Où récupérer ces pièces sans solliciter le syndic
Les procès-verbaux d’assemblée générale sont normalement envoyés à chaque copropriétaire après chaque AG. Si vous ne les retrouvez pas, l’extranet de copropriété (obligatoire pour les syndics professionnels) donne accès aux documents comptables, au carnet d’entretien et aux PV. Le règlement de copropriété publié peut être obtenu auprès du service de publicité foncière.
Le syndic bénévole peut remplir le pré-état daté lui-même, puisqu’il dispose de l’ensemble des données financières et administratives. Il n’a pas besoin de mandater un tiers.
Remplir le modèle Word : erreurs qui bloquent chez le notaire
Le format Word offre la souplesse d’un document modifiable, mais cette liberté crée des pièges. Le premier concerne les tantièmes. Le modèle demande la quote-part du lot dans les charges générales et dans les charges spéciales. Confondre tantièmes de copropriété et tantièmes de charges fausse tous les calculs de répartition.
Le deuxième piège porte sur la date de référence des montants. Les charges indiquées doivent correspondre au dernier exercice approuvé, pas à l’exercice en cours. Si l’assemblée générale n’a pas encore voté l’approbation des comptes, il faut utiliser les comptes de l’exercice précédent et le mentionner explicitement.
Le troisième concerne les travaux votés mais non encore engagés. Un appel de fonds voté en AG reste dû par le vendeur, même si la date d’exigibilité tombe après la vente. Le notaire vérifie ce point en comparant le pré-état daté avec l’état daté définitif. Toute omission oblige à renégocier la répartition des charges entre vendeur et acquéreur.
Pré-état daté gratuit ou payant : ce que change le passage par le syndic
Le terme « pré-état daté » n’a pas d’existence légale stricte. L’article L.721-2 du CCH définit les informations à fournir, mais ne nomme pas le document. Cette ambiguïté explique pourquoi certains syndics facturent sa production alors que le vendeur peut le constituer lui-même à partir de documents déjà en sa possession.
L’état daté, en revanche, relève de la compétence exclusive du syndic et fait l’objet d’un tarif réglementé. Ne pas confondre les deux évite de payer un service inutile. Le pré-état daté intervient avant le compromis, l’état daté après, pour la signature de l’acte authentique.
Un modèle vierge bien structuré, mis à jour avec les rubriques PPT et performance énergétique, couvre les exigences actuelles sans frais. La vigilance porte sur la complétude des annexes et la cohérence des montants avec les documents comptables approuvés en assemblée générale.